Како да Импортирате Пациенти од CSV Датотека

Импортирајте ја вашата постоечка листа на пациенти во Dentare за неколку минути. Прикачете CSV датотека, мапирајте колони, прегледајте ги податоците и оставете Dentare автоматски да ги креира записите за пациенти. Овој водич ве води низ секој чекор.

Во оваа статија:

• Што ви е Потребно

• Чекор 1 — Прикачете ја Вашата CSV Датотека

• Чекор 2 — Мапирајте Колони на Полиња за Пациент

• Чекор 3 — Преглед и Валидација

• Чекор 4 — Извршете го Импортот

• Преземање на Извештајот за Грешки

• Поддржани Полиња

• Совети за Подготовка на Вашата CSV

• Решавање на Проблеми

Што ви е Потребно

• Активна Dentare сметка со администраторски пристап

• CSV датотека (.csv) со вашите податоци за пациенти — максимум 10 MB

• Датотеката мора да содржи барем колони за Име и Презиме

Чекор 1 — Прикачете ја Вашата CSV Датотека

1. Најавете се на Dentare како администратор на сметката

2. Одете на Patients и кликнете Import Patients (или навигирајте директно до страницата за импорт)

3. Довлечете и пуштете ја вашата CSV датотека во зоната за прикачување, или кликнете за да прелистате и изберете датотека

4. Кликнете Upload

Dentare автоматски го детектира кодирањето на датотеката (UTF-8, ISO-8859-1) и ги чита заглавијата на колоните.

Забелешка: Само .csv датотеки се прифатени. Ако имате Excel датотека (.xlsx), прво експортирајте ја како CSV од Excel или Google Sheets.

Чекор 2 — Мапирајте Колони на Полиња за Пациент

По прикачувањето, ќе видите табела за мапирање со три колони:

• CSV Column — имињата на заглавијата од вашата датотека

• Preview Data — првите неколку редови податоци за да можете да верификувате

• Maps To — паѓачко мени за избирање кое Dentare поле за пациент ја претставува оваа колона

Dentare автоматски сугерира мапирања врз основа на имињата на вашите колони. Препознава заглавија на Англиски, Албански и Македонски.

За да прилагодите мапирање:

1. Кликнете на паѓачкото мени до која било CSV колона

2. Изберете го точното Dentare поле (на пр., Име, Email, Телефон)

3. Изберете "Skip this column" за колони што не сакате да ги импортирате

Важно: Име и Презиме се задолжителни. Не можете да продолжите додека и двете не се мапирани. Задолжителните полиња се означени со ѕвездичка (*).

Откако вашето мапирање е точно, кликнете Continue to Preview.

Чекор 3 — Преглед и Валидација

Dentare ги валидира вашите податоци и покажува преглед со четири статистики на врвот:

• Total Rows — бројот на редови со пациенти во вашата датотека

• Valid — редови што ќе бидат успешно импортирани

• Invalid — редови со грешки (недостасуваат задолжителни полиња, лоши формати)

• Duplicates — редови што се совпаѓаат со постоечки пациенти и ќе бидат прескокнати

Секој ред во табелата за преглед покажува икона за статус:

• Зелена штиклирка — валиден, ќе биде импортиран

• Црвен X — невалиден, ја покажува грешката под редот

• Портокалова икона — дупликат, покажува кое поле се совпадна (на пр., "Duplicate: email match")

Што се смета за дупликат?

Dentare проверува за совпаѓања по овој редослед (првото совпаѓање победува):

1. Матичен Број (ЕМБГ) — точно совпаѓање

2. Email — точно совпаѓање (без разлика на големи/мали букви)

3. Телефон — точно совпаѓање (E.164 формат)

4. Име + Презиме + Датум на раѓање — сите три се совпаѓаат

Дупликат редовите автоматски се прескокнуваат при импорт — постоечките записи за пациенти никогаш не се препишуваат.

Прегледајте го прегледот внимателно. Кога сте задоволни, кликнете Run Import.

Чекор 4 — Извршете го Импортот

По кликнување на Run Import, импортот се обработува во позадина. Ќе видите:

• Лента за напредок која покажува колку редови се обработени

• Бројачи во живо за креирани, прескокнати и неуспешни редови

• Страницата автоматски се освежува на секои неколку секунди

Кога импортот е завршен, ќе видите:

• Created — број на нови записи за пациенти додадени

• Duplicates Skipped — број на редови прескокнати бидејќи се совпаднаа со постоечки пациенти

• Failed — број на редови што не можеа да се импортираат (со извештај за грешки за преземање)

• Листа на неодамна импортирани пациенти со нивното име, email и телефон

Кликнете View Patients за да одите на листата на пациенти и да ги видите новоимпортираните записи.

Преземање на Извештајот за Грешки

Ако некои редови не успеаа при импорт, копче Download Error Report се појавува на страницата со резултати.

CSV датотеката со грешки содржи:

• Row Number — оригиналниот број на редот од вашата датотека

• Errors — што тргна наопаку (на пр., "Името е задолжително", "Невалиден формат на email")

• Raw Data — оригиналните податоци од тој ред

Користете ја оваа датотека за да ги поправите проблемите и повторно да ги импортирате само неуспешните редови.

Поддржани Полиња

Следниве полиња можат да се импортираат. Само Име и Презиме се задолжителни — сите останати се опционални.

Задолжителни:

• Име — име на пациентот

• Презиме — презиме на пациентот

Опционални:

• Email — email адреса на пациентот

• Телефон — телефонски број (автоматски се нормализира во меѓународен формат)

• Датум на раѓање — датум на раѓање (поддржани формати: YYYY-MM-DD, DD/MM/YYYY, DD.MM.YYYY, DD-MM-YYYY, MM/DD/YYYY)

• Матичен Број — ЕМБГ / број за идентификација (се валидира по држава: 13 цифри за МК, 10 за XK, 9+буква за AL)

• Пол — машки, женски или друго

• Јазик — претпочитан јазик за пораки (en, sq, mk)

• Осигурителна Компанија — име на осигурителната компанија

• Осигурителен Број — број на полисата за осигурување

• Алергии — познати алергии (слободен текст)

• Медицински Состојби — познати медицински состојби (слободен текст)

• Име на Контакт за Итни Случаи — име на контакт за итни случаи

• Телефон на Контакт за Итни Случаи — телефонски број на контакт за итни случаи

• Надворешен ID — ID од друг систем (за референца)

• Стар ID — ID од претходен систем (за следење на миграција)

Совети за Подготовка на Вашата CSV

1. 
   Користете заглавија во првиот ред — Dentare го чита првиот ред како имиња на колони. Користете јасни имиња како "Име", "Презиме", "Email", итн.

2. Еден пациент по ред — секој ред станува еден запис за пациент.

3. Телефонски броеви — вклучете го кодот на државата ако е можно (на пр., +38970123456). Dentare ќе се обиде автоматски да ги нормализира телефонските броеви.

4. Датуми — користете конзистентен формат на датум низ целата датотека. YYYY-MM-DD е препорачано.

5. Кодирање — зачувајте како UTF-8 за да ги зачувате специјалните карактери (ш, ж, ќ, ѓ, итн.).

6. Без празни редови — отстранете ги празните редови на крајот од датотеката.

7. Имиња на колони на кој било јазик — Dentare препознава заглавија на Англиски, Албански и Македонски. На пример: "Emri" (Албански за Име), "Име" (Македонски).

Решавање на Проблеми

Грешка "Invalid format" при прикачување Осигурајте се дека датотеката е .csv, не .xlsx или .xls. Отворете ја во текст едитор за да потврдите дека користи запирки или точка-запирки како разделувачи.

Карактерите се појавуваат искривени (mojibake) Вашата датотека најверојатно не е зачувана во UTF-8. Повторно зачувајте ја како UTF-8 од вашата апликација за табели.

Телефонските броеви не се препознаваат Вклучете го кодот на државата (на пр., +389 за Северна Македонија). Ако телефонскиот број нема код на државата, Dentare ја користи државата на клиниката за да погоди.

Премногу дупликати Dentare ги совпаѓа пациентите по матичен број, email, телефон или име + датум на раѓање. Ако вашата постоечка листа на пациенти веќе ги има овие записи, тие правилно ќе бидат прескокнати.

Импортот изгледа заглавен Големите датотеки се обработуваат во позадина. Освежете ја страницата — лентата за напредок автоматски се ажурира. Ако импортот навистина не успее, ќе видите порака за грешка со линк "Try Again".

Некои редови не успеаа но не знам зошто Преземете го извештајот за грешки CSV. Тој го покажува точниот број на ред и грешката за секој неуспешен ред.

Ви треба помош? Контактирајте Поддршка.